Это было наше первое знакомство с клиентом. У компании есть собственный мощный ивент отдел и, как правило, все подобные мероприятия они делают самостоятельно, но в виду специфики мероприятия (тимбилдинговая механика, мероприятие на природе с ночевкой в палатках, много персонала, много специфического реквизита), было принято решение обратиться к специалистам в сфере организации мероприятий.

Первостепенной задачей был подбор локации, так как на 450 гостей с ночевкой в палатках найти подходящее место с необходимой инфраструктурой довольно сложно. На момент нашего включения в тендер, клиент уже рассматривал локации в Черкасской и Черниговской области, что по логистике очень неудобно и больно ударит по бюджету.

Задача, которую ставил перед нами клиент, была довольно конкретна – компания обновляет свои принципы и ценности и это нужно донести до команды не скучными рассылками и бесконечными митингами, а через развлекательное мероприятие.

Надо сказать, что сотрудники HR отдела очень кропотливо трудились в течение нескольких месяцев, выкристаллизовывая эти принципы – были проведены встречи со всеми сотрудниками в разных группах, чтобы понять на что они опираются в своей работе в компании Terrasoft. Таким образом, это мероприятие было максимально важным, как финал очень долгой работы над ценностями. И мы понимали, что от качества его организации, по сути, зависит итог многомесячного труда всей компании. Понимая всю ответственность теперь уже не только за наш труд, мы взялись за концепцию.

Важной вводной от заказчика был слоган мероприятия «ACCELERATE» - непрерывное ускорение. Из чего следует, все должно быть максимально динамично – впечатления должны меняться, участники вовлекаться и быть в центре событий.

Мы предложили две концепции на выбор – одна мифическая с легендой об Атлантиде, вторая «Accelerate island» с использованием классических тимбилдинговых механик.

Победила вторая и мы начали подготовку к мероприятию. Так как ключевых принципов было 10, под каждый из них мы придумали разные упражнения (и физические, и интеллектуальные, и творческие), которые выполнялись исключительно всей командой и наглядно демонстрировали принципы, с которыми участники и так были знакомы, т.к. участвовали в их разработке. Все команды проходили одинаковые упражнения, но в разной последовательности.

Кроме того, мы визуализировали ценности на табличках возле каждого упражнения.

Персонал:
Команда менеджеров - 4 человека (1 менеджер по продажам, 3 ивент менеджера)
Команда инструкторов - 30 человек.
В общей сложности, вместе с сотрудниками локации, кейтерингом и техническими специалистами в проекте участвовало порядка 80 человек персонала.

Сроки:
Срок реализации проекта – от вошедшего запроса до дня мероприятия – 3 месяца.

Бюджет:
Еще одним важным условием тендера, естественно, был бюджет, который по рыночным меркам был в 1,5 раза меньше необходимого для такого мероприятия. И одним из решающих факторов при выигрыше нами тендера стало то, что мы смогли обеспечить такой уровень цен на тимбилдинг. Как нам это удалось? Мы нашли способ сэкономить бюджет, благодаря тому, что замкнули на себе все этапы реализации тимбилдинга, включая разработку и производство реквизита для упражнений, т.е. клиенту не пришлось переплачивать за посреднические услуги

Вывод:
Тимбилдинг помогает не только наладить работу в коллективе, но и донести необходимую информацию участникам через игровые механики, эмоции и персональное вовлечение каждого.

А выбор опытного event агентства, которое является специалистом как в комплексной организации, так и в тимбилдингах – залог успеха. По словам клиентов, участники тендера предлагали им различные креативные решения, но нас выбрали именно потому, что мы умеем работать с людьми вовлекая их в процесс, а не просто развлекать их, делая наблюдателями за какими-то процессами, которые проходят без их участия.